O que é o Lean Office?

O termo Lean Manufacturing é hoje conhecido pela maior parte dos profissionais da indústria, mas será que já ouviu falar do Lean Office?

Recordemos que o Lean, enquanto metodologia aplicada à indústria, se foca na eliminação de desperdícios e perdas de eficiência associados a processos de fabrico. Mas não pode essa mesma filosofia ser transportada e aplicada a processos administrativos?

O que é o Lean Office?

Sem surpresas, por Lean Office refere-se o conjunto de princípios subjacentes à metodologia Lean aplicado já não a atividades de natureza industrial, mas sim às áreas de administração e escritórios de uma organização. Aqui, o foco é colocado na gestão e passagem de informação e conhecimento — é aí que reside a sua criação de valor.

Se o âmbito da sua aplicação é diferente, diferentes são também os desafios do Lean Office, mas a sua razão de ser é clara. Por exemplo, se no Lean Manufacturing se fala muitas vezes de excesso de produção, no Lean Office podemos falar da produção de relatórios sem relevância para o seu público, ou de reuniões sem resultados práticos. Se no Lean Manufacturing se combatem os produtos defeituosos, no Lean Office pode eleger-se como inimigo a falha de comunicação ou a atuação com base em informações erradas.

E enfim, também no Lean Office o foco deve ser a identificação e eliminação de desperdícios: erros na introdução de dados, tarefas de rotina manuais que podem ser automatizadas, falta de standardização de processos, tempos de espera prolongados e a correlacionada ausência de informação sobre o estado de cada projeto, entre outros.

Quais são os benefícios do Lean Office?

O Lean Office pode, assim, gerar diversos benefícios para uma organização:

• Redução do tempo de processamento em diferentes atividades;
• Redução do número de documentos pouco relevantes e do consequente investimento/esforço associado;
• Simplificação de processos;
• Redução de ineficiências;
• Maior envolvimento dos colaboradores;
• Maior estímulo de uma atitude mais positiva face ao trabalho;
• Maior fiabilidade na informação e maior controlo na comunicação;
• Maior suporte à tomada de decisão;
• Incremento da identificação de problemas.

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