As não-conformidades comuns na ISO 9001 e como evitá-las

Autora:
Ana Mota, Business Assurance Manager da SGS Portugal

São várias, mas repetidas, as não-conformidades da ISO 9001, sendo várias também as estratégias para as evitar. Conheça-as aqui e melhore o seu Sistema de Gestão da Qualidade.

É um facto que a ISO 9001 exige a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), mas exige também disciplina, monitorização e melhoria contínuas. Há não-conformidades que se repetem em organizações de todas as dimensões e setores, pelo que conhecê-las pode ajudar as empresas a antecipar riscos e a fortalecer o seu SGQ de forma proativa.

Quais são as não conformidades mais comuns da ISO 9001?

Documentos desatualizados

Muitas organizações enfrentam dificuldades com instruções de trabalho e manuais de qualidade desatualizados, versões não controladas ou registos em falta, o que acontece por falta de um processo claro de controlo dos documentos, seja devido a uma gestão descentralizada da informação ou como resultado de um rastreio deficiente das versões dos documentos.

Mas este problema pode ser evitado. Como? Através de:

• implementação de um sistema centralizado de gestão documental;
• definição de responsabilidades para aprovação e revisão de documentos;
• formação dos colaboradores sobre como aceder e atualizar os documentos.

Ausência de um olhar atento aos riscos

O pensamento baseado no risco é essencial, ainda que muitas empresas o vejam como uma mera formalidade. Isso faz com que os riscos não sejam identificados de forma clara, conduz à falta de ligação entre os riscos e os controlos operacionais e à falta de atualização desses mesmos riscos.

Como evitar:

• integração da avaliação de riscos no planeamento, nas operações e na tomada de decisões;
• revisão dos riscos durante as análises da gestão;
• uso de ferramentas simples para manter o processo prático.

Auditorias internas ineficazes

As auditorias internas são também, muitas vezes, vistas apenas como uma formalidade ou um mero exercício de conformidade, o que as torna frequentemente superficiais ou inconsistentes.

Como evitar:

• ter um plano de auditoria baseado nos riscos;
• formar os auditores internos regularmente;
• utilizar listas de verificação de auditoria alinhadas com as cláusulas da ISO 9001.

Problemas na definição dos objetivos de qualidade

Os objetivos de qualidade não devem apenas ser bem definidos, como é essencial que seja mensuráveis, o que nem sempre acontece. Resultado: uma ausência de monitorização do progresso e de ligação entre os objetivos e a política da qualidade.

Como evitar:

• atribuir KPIs e responsáveis pela medição dos mesmos;
• cuidado na definição dos objetivos.

Ações corretivas incompletas

As ações destinadas a corrigir problemas abordam frequentemente os sintomas, e não as causas que lhes dão origem. O que significa que não são, muitas vezes, implementadas ou verificadas, permitindo a recorrência da mesma não-conformidade.

Como evitar:

• utilizar ferramentas estruturadas;
• definir prazos e responsabilidades;
• verificar a eficácia após a implementação.

Falta de evidência de competência dos colaboradores

A ISO 9001 exige que as organizações garantam e demonstrem a competência dos colaboradores, sendo frequente a ausência de registos de formação, de avaliação da eficácia da formação e de definição de competências.

Como evitar:

• manter as matrizes de formação atualizadas;
• definir os requisitos de competência para cada função;
• documentar avaliações e formações.

A maioria das não-conformidades associadas à ISO 9001 resulta de lacunas na consistência, documentação e monitorização. Ao abordar estas áreas de forma proativa, as organizações reforçam o seu SGQ e melhoram o desempenho operacional.