Autor:
Rui Ferreira
Director de Produtividade da SGS Portugal
Parte da metodologia Lean, o Hoshin Kanri é um sistema de planeamento estratégico consciente e perfeitamente alinhado com os desafios e particularidades da sua execução.
É lugar-comum afirmar que uma empresa só pode atingir o sucesso se souber em que direção avançar, e pode parecer óbvio que a estratégia a adotar deve ser conducente aos objetivos definidos pela empresa. Mas como é que isso se processa, na prática?
Qual é a importância do processo Hoshin Kanri?
O Hoshin Kanri é fundamental enquanto técnica de divulgação (horizontal e vertical) das mensagens e objetivos da organização, com o intuito de assegurar o alinhamento de todas as partes interessadas e a sua mobilização para as metas definidas.
Se bem aplicado, o Hoshin Kanri deve promover a definição de metas inovadoras por parte da liderança da organização, garantindo a subordinação à sua visão, missão e valores, e devidamente suportados por sistemas de gestão adequados. Ulteriormente, as metas servirão de bússola a todos os indivíduos, promovendo um espírito de coesão e unidade na execução das tarefas diárias.
Abaixo, apresentamos um processo Hoshin Kanri simplificado:
VISÃO - Definir a visão da sua organização não é um exercício meramente teórico. Conseguir responder ao “Porquê” da existência da sua organização pode apoiar a tomada de decisão face a diferentes questões estratégicas. Este é, portanto, passo primeiro e fundamental num processo Hoshin. Neste contexto, definir uma missão clara e os valores que guiam a empresa pode potenciar o contributo da visão.
OBJETIVOS - Definir objetivos de longo-prazo, frequentemente anuais, é o passo seguinte. Estes objetivos devem assumir-se como aspirações, ambições, e que se atingidos devem fornecer à sua empresa uma vantagem sobre os seus concorrentes.
METAS DE CURTO-PRAZO - Partindo dos objetivos de largo espectro definidos atrás, afigura-se necessário dividi-los em metas mais concretas, passos menores que diferentes indivíduos ou departamentos dentro da empresa devem conseguir executar num espaço de tempo mais curto (mensal ou trimestral, por exemplo) e que são condição para o alcançar dos objetivos anteriormente citados.
COMUNICAÇÃO - Definidos objetivos de longo-prazo e metas de mais rápido alcance, é muito importante comunicá-los ao longo de toda a hierarquia, e incluindo as bases da sua organização. Simultaneamente, devem ser tornadas claras as condições de sucesso, os prazos expectáveis e quem são os responsáveis pela execução das diferentes etapas. Neste momento, deve promover-se um processo de “Catchball”, isto é, dar a palavra aos seus colaboradores e receber o seu feedback, torna-se num processo negocial, que se pode revelar importante no afinar da sua visão e objetivos. Analisaremos este processo em maior pormenor num próximo artigo.
EXECUÇÃO - Fase de trabalho quotidiano em prol das metas comunicadas. Os objetivos de largo espectro, bem como os valores e visão da empresa, devem sempre ser tidos em conta e periodicamente reativados na mente das suas equipas.
REVISÃO PERIÓDICA - Garanta revisões periódicas e frequentes (semanalmente ou mensalmente) com as equipas relevantes. Tais revisões devem seguir uma abordagem de melhoria contínua (o modelo “PDCA — Plan, Do, Check, Act” fornece uma boa abordagem), procurando corrigir pequenos desvios à estratégia definida e tentando assegurar o alinhamento da execução aos objetivos da organização.
REVISÃO ANUAL - Geralmente anual, esta revisão pode abranger outro período se assim relevante para os objetivos inicialmente definidos. É neste momento que se avaliam todas as metas estabelecidas, idealmente partindo das bases (das unidades mais pequenas) até aos objetivos globais da empresa. O resultado desta análise deve informar uma eventual revisão da visão da empresa e, sobretudo, levar à atualização dos objetivos a definir nos períodos subsequentes.
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