SGS Kodeks Prakse

1. UVOD Ovaj Kodeks prakse je izrađen u skladu sa važećim zahtevima akreditacionih tela čiju akreditaciju trenutno poseduje gore navedena Kompanija („Sertifikaciono telo“). Ovaj Kodeks se takođe primenjuje na sertifikaciju koja je van šema akreditacije.

2. PREDMET Sertifikaciono telo pruža usluge licima, firmama ili kompanijama (pojedinačno, «Klijent»). Sertifikaciono telo može da pruža svoje usluge direktno ili, isključivo prema svom izboru, preko (a) svojih zaposlenih, (b) povezanog društva SGS-a, ili (c) drugog lica ili organizacije kojima Sertifikaciono telo poveri pružanje usluga. Ukoliko je za deo posla angažovan podizvođač, Sertifikaciono telo zadržava u potpunosti odgovornost za davanje, održavanje, proširenje, smanjenje, suspendovanje ili povlačenje sertifikata i za osiguranje postojanja propisno dokumentovanih ugovora. Sertifikaciono telo će u razumnom roku obavestiti svoje klijente o svim izmenama zahteva za sertifikaciju.

3. POVERLJIVOST Sertifikaciono telo čuva poverljivost na svim nivoima svoje organizacije u vezi sa informacijama koje dobije tokom svog poslovanja. Nijedna informacija neće biti otkrivena nijednom trećem licu, osim kao odgovor na zahtev suda, ili ako to zahteva akreditaciono telo u okviru procesa akreditacije. Naziv klljenta, lokacija i obim sertifikacije mogu biti uneti u odgovarajuće direktorijume. SGS vodi svoj direktorijum sertifikovanih klijenata koji je javno dostupan na veb-sajtu SGS-a. Tu će biti prikazan status svih suspendovanih, poništenih ili povučenih sertifikata.

4. ORGANIZACIONA STRUKTURA Primerak organizacionog dijagrama Sertifikacionog tela, koji prikazuje stukturu odgovornosti i izveštavanja, kao i dokumentacije o pravnom statusu Sertifikacionog tela, dostupni su na zahtev.

5. ZAHTEV ZA SERTIFIKACIJU Po prijemu popunjenog Upitnika (koji Sertifikaciono telo dostavlja na zahtev), Klijentu se šalje Ponuda u kojoj su navedeni predmet i troškovi usluga, zajedno sa Zahtevom za sertifikaciju. Nakon slanja popunjenog Zahteva zajedno sa svim potrebnim plaćanjima i kontrolisanim primercima odgovarajućih dokumenata i uzorcima, projekat će biti dodeljen proveravaču čija je odgovornost da osigura da se usluge vrše u skladu sa procedurama Sertifikacionog tela.

6. OBAVEZE KLIJENTA Da bi dobio i zadržao sertifikaciju, Klijent mora da postupa u skladu sa sledećim procedurama i pravilima: a. Klijent će da stavi na raspolaganje Sertifikacionom telu sve dokumente, uzorke proizvoda, crteže, specifikacije i druge informacije koje zahteve Sertifikaciono telo za sprovođenje programa ocenjivanja i da imenuje određeno lice koje je ovlašćeno za održavanje kontakta sa Sertifikacionim telom; b. ukoliko Sertifikaciono telo smatra da nisu ispunjeni svi zahtevi za sertifikaciju, obavestiće Klijenta o onim aspektima zbog kojih njegov Zahtev nije prihvatljiv; c. ukoliko Klijent može da pokaže da je preduzeo mere za otklanjanje neusaglašenosti, u roku koji je odredilo Sertifikaciono telo, kako bi ispunio sve zahteve, Sertifikaciono telo će organizovati o dodatnom trošku Klijenta ponavljanje samo neophodnih delova ocenjivanja; d. ukoliko Klijent ne preduzme prihvatljive mere za otklanjanje neusaglašenosti u naznačenom roku, može biti neophodno da Sertifikaciono telo, o dodatnom trošku, u celini ponovi ocenjivanje; e. utvrđivanje usaglašenosti odnosi se isključivo na ocenjenje lokacije ili proizvode koji su navedeni u Sertifikatu i Planu ocenjivanja (ako postoji) ili eventualnim drugim pratećim prilozima uz Sertifikat. f. Klijent je, na zahtev, dužan da omogući prisustvo posmatrača tokom ocenjivanja, tj. proveravača akreditacionih tela ili proveravača pripravnika. g. Klijent će voditi registar u kom će biti evidentirane sve pritužbe njegovih klijenata, kao i bezbednosni incidenti koji se odnose na predmet sertifikacije koje prijave nadležni organi ili zainteresovane strane, i ovaj registar će biti dostupan Sertifikacionom telu na zahtev. Pored toga, Klijent će bez odlaganja obavestiti Sertifikaciono telo o svakom ozbiljnom incidentu ili kršenju propisa koji su od značaja za predmet sertifikacije i u kojima je nužno uključenje regulatornog organa.

7. IZDAVANJE SERTIFIKATA Nakon što se Sertifikciono telo uveri da Klijent ispunjava sve zahteve za sertifikaciju, obavestiće Klijenta i izdaće Sertifikat. Sertifikat ostaje svojina Sertifikacionog tela i može se kopirati ili umnožavati za treća lica samo ako je na njemu naznačena reč «kopija». Sertifikat važi do isteka, osim ako se u postupku nadzora ustanovi da sistem menadžmenta i/ili proizvodi Klijenta više ne ispunjavaju standarde, norme ili propise. Kompanija zadržava pravo da odluči, u svakom pojedinačnom slučaju, isključivo prema svom izboru i nakon uzimanja u obzir različitih lokalnih zahteva, da će izdavanje Sertifikata biti uslovljeno plaćanjem punog iznosa naknada i troškova Kompanije u vezi sa navedenim Sertifikatom ili bilo kojim uslugama koje su prethodno izvršene za Klijenta.

8. ZNAKOVI SERTIFIKACIJE Nakon izdavanja Sertifikata, Sertifikaciono telo takođe može da odobri Klijentu korišćenje određenog znaka sertifikacije. Pravo Klijenta na korišćenje svakog ovakvog znaka uslovljeno je održavanjem važećeg Sertifikata za sertifikovani sistem menadžmenta ili sertifikovane proizvode, kao i usklađenošću sa Propisima koji uređuju korišćenje znaka koji je izdalo Sertifikaciono telo. Klijent kojem je odobreno korišćenje znaka akreditacionog tela takođe mora da postupa u skladu sa pravilima koja uređuju znak ovog tela. Nepropisno korišćenje ovog znaka smatra se za neusaglašenost sa zahtevima sertifikacije što bi za posledicu moglo imati suspendovanje sertifikata.

9. NADZOR U zavisnosti od vrste usluga sertifikacije koje se pružaju, i po izboru imenovanog proveravača, biće vršeni periodični nadzori koji će pokriti aspekte sistema menadžmenta, dokumentaciju, procese proizvodnje i distribucije i proizvode. Klijent će omogućiti pristup svim lokacijama ili proizvodima za potrebe nadzora, uvek kada se smatra da je to neophodno. Sertifikaciono telo zadržava pravo na vršenje dodatnih najavljenih ili nenejavljenih provera koje se traže bilo prema zahtevima šeme sertifikacije, ili kao posledica prijavljenog incidenta ili pritužbe, ili kršenja propisa. Klijent će biti obavešten o rezultatima svake posete radi sprovođenja nadzora.

10. OBNAVLJANJE SERTIFIKATA Potrebno je da se Klijenti koji žele da obnove važenje Sertifikata koji se približavaju kraju svojih ciklusa prijave prema proceduri utvrđenoj u tački 5. Klijenti se generalno obaveštavaju o zahtevu za obnovu sertifikata tokom posete pre obnove koja je poslednja poseta zbog nadzora u svakom ciklusu, ali isključivu odgovornost za blagovremeno popunjavanje zahteva za obnovu ima Klijent.

11. PROŠIRENJE OBIMA SERTIFIKACIJE Radi proširenja obima Sertifikata i obuhvatanja dodatnih lokacija ili proizvoda, Klijent će popuniti novi Upitnik. Biće sprovedena procedura podnošenja zahteva koja je opisana u tački 5 i biće izvršeno ocenjivanje onih oblasti/proizvoda koji prethodno nisu bili obuhvaćeni. Troškovi proširenja obima sertifikacije biće zasnovani na vrsti i programu rada. Nakon uspešnog ocenjivanjam izdaje se izmenjeni i dopunjeni Sertifikat koji pokriva aspekte obuhvaćene proširenim Sertifikatom.

12. MODIFIKACIJA SISTEMA/PROIZVODA Klijent će pismeno obavestiti Sertifikaciono telo o svakoj nameravanoj modifikaciji sistema menadžmenta, proizvoda ili proizvodnog procesa koji mogu uticati na usklađenost sa standardima, normama ili propisima. Sertifikaciono telo će odlučiti da li najavljene izmene zahtevaju dodatno ocenjivanje. Neobaveštavanje Sertifikacionog tela o nameravanoj modifikaciji može imati za posledicu suspenziju Sertifikata.

13. REKLAMIRANJE OD STRANE KLIJENTA U skladu sa važećim propisima koji uređuju odgovarajući znak(-ove), Klijent može da objavi da su njegov odgovarajući sistem menadžmenta ili proizvodi sertifikovani, i može da štampa odgovarajući znak sertifikacije na kancelarijskom i reklamnom materijalu u vezi sa predmetom sertifikacije. Klijent će se postarti, u svakom slučaju, da njegov oglasni i reklamni materijal ne dovodi treća lica u zabunu ili, pak, zabludu o sertifikovanim i nesertifikovanim sistemima, proizvodima i lokacijama.

14. ZLOUPOTREBA SERTIFIKATA I ZNAKA SERTIFIKACIJE Sertifikaciono telo će preduzeti odgovarajuće radnje, o trošku Klijenta, za rešavanje netačnog ili obmanjujućeg pozivanja na sertifikaciju ili korišćenja Sertifikata i oznaka sertifikacije. To uključuje suspenziju i povlačenje Sertifikata, sudsku tužbu i/ili objavljivanje prekršaja.

15. SUSPENZIJA SERTIFIKATA Sertifikaciono telo može da suspenduje Sertifikat na ograničeni vremenski period, u slučajevima poput sledećih: a. u slučaju nepostupanja u skladu sa Zahtevom za korektivnim merama na prihvatljiv način i u roku koji je za to određen; ili b. ukoliko Klijent ne otkloni zloupotrebu opisanu u tački 14 odgovarajućim povlačenjem ili drugim odgovarajućim korektivnim merama; ili c. ukoliko je bilo neusaglašenosti između Ponude, Zahteva za registraciju, Opštih uslova za usluge sertifikacije, ovog Kodeksa prakse ili Propisa koji uređuju korišćenje znaka sertifikacije; ili d. ukoliko su proizvodi plasirani na tržištu u nebezbednom ili neusaglašenom stanju; ili e. ako provere nisu izvršene u propisanom vremenskom okviru. Klijent ne može da se predstavlja kao da je sertifikovan i ne može da koristi znak sertifikacije na proizvodima koji se nude pod suspendovanim Sertifikatom. Sertifikaciono telo će potvrditi suspenziju sertifikata Klijentu pisanim putem. Istovremeno, Sertifikaciono telo će navesti uslove pod kojima se suspenzija ukida. Na kraju perioda suspenzije sprovodi se istrage kako bi se utvrdilo da li su ispunjeni navedeni uslovi za vraćanje Sertifikata. Po ispunjenju ovih uslova, suspenzija se ukida a Klijent će biti obavešten o vraćanju Sertifikata. Ako uslovi nisu ispunjeni, Sertifikat će biti povučen. Svi troškovi koje Sertifikaciono telo podnese za suspenziju ili vraćanje Sertifikata biće naplaćeni od Klijenta.

16. POVLAČENJE SERTIFIKATA Sertifikat može biti povučen ako (i) Klijent preduzme neodgovarajuće mere u slučaju suspenzije; (ii) u slučaju sertifikacije proizvoda, proizvodi nisu usaglašeni sa standardima, normama ili propisima ili više nisu u ponudi; ili (iii) Sertifikaciono telo raskine svoj ugovor sa Klijentom. U bilo kojem od ovih slučajeva, Sertifikaciono telo ima pravo da povuče Sertifikat dostavljanjem pismenog obaveštenja o tome Klijentu. Klijent može da uloži žalbu (videti tačku 19). U slučajevima povlačenja Sertifikata, naknada za ocenjivanje se ne vraća a Sertifikaciono telo će da objavi povlačenje Sertifikata o čemu će da obavesti odgovarajuće akreditaciono telo, ako postoji.

17. PONIŠTENJE SERTIFIKATA Sertifikat se poništava ako (i) Klijent pismeno obavesti Sertifikaciono telo da ne želi da obnovi Sertifikat ili da prestaje sa radom, (ii) Klijent ne podnese blagovremeno zahtev za obnovu. U slučajevima poništenja Sertifikata, naknada za ocenjivanje se ne vraća.

18. PRIZNAVANJE AKREDITOVANIH ORGANIZACIJA Sertifikaciono telo, isključivo prema svom izboru, generalno priznaje sertifikate koje izdaju druge akreditovane organizacije, ukoliko to ne ugrožava integritet šeme sertifikacije sistema ili proizvoda.

19. ŽALBE Klijent ima pravo da uloži žalbu na bilo koju odluku koju donese Sertifikaciono telo. Obaveštenje o nameri da se uloži žalba mora biti dostavljeno pisanim putem Sertifikacionom telu, koje mora da ga primi u roku od sedam dana od prijema obaveštenja o neizdavanju, suspenziji ili povlačenju Sertifikata. Klijentu će biti dostavljen na popunjavanje Obrazac za žalbu koji mora da vrati Sertifikacionom telu u roku od 14 dana od prijema, uz navođenje relevanih činjenica i podataka koji će biti razmotreni tokom Procedure rešavanja žalbe. Sve žalbe se upućuju Sertifikacionom telu i iznose pred komisiju za rešavanje žalbi. Od Sertifikacionog tela biće zahtevano da dostavi dokaze na kojima se zasniva njegova odluka. Odluka Sertifikacionog tela ostaje na snazi do ishoda odlučivanja po žalbi. Odluka komisije za žalbe je pravosnažna i obavezujuća i za Klijenta, i za Sertifikaciono telo. Po donošenju odluke o žalbi, nijedna od stranaka u sporu ne može da uloži protivzahtev radi dopune ili izmene ove odluke. U slučajevima kada je žalba uspešno rešena i Sertifikat izdat ili vraćen, protiv Sertifikacionog tela se ne može uložiti zahtev za nadoknadu troškova ii drugih nastalih gubitaka.

20. PRIGOVORI Ako bilo ko ima razlog za ulaganje prigovora Sertifikacionom telu, prigovor mora biti sačinjen u pisanom obliku, bez odlaganja, i upućen Menadžeru za sertifikaciju Sertifikacionog tela. Ako se prigovor ulaže protiv Menadžera za sertifikaciju, pismeni prigovor se upućuje Generalnom direktoru Sertifikacionog tela. Prigovor će biti pismeno potvrđen nakon prijema. Zatim će Sertifikaciono telo da sprovede samostalno istragu po prigovoru i da ga zatvori nakon uspešenog zaključenja istrage. Nakon zatvaranja, podnosilac prigovora biće obavešten da je istraga zaključena.

21. RASKID ZBOG PONAŠANJA KOJE UTIČE NA REPUTACIJU SERTIFIKACIONOG TELA Sertifikaciono telo ima pravo bilo da (i) suspenduje sertifikat koji je izdat Klijentu; i/ili (ii) da obustavi ili raskine Ugovor sa Klijentom, ukoliko je Klijent izazvao ili umešan u bilo koju situaciju ili aktivnost: i. koja prema opravdanom mišljenju Sertifikacionog tela, može da ima negativno dejstvo na njegovu reputaciju ili bilo koji aspekt njegovog poslovanja; ili ii. koja bi izložila Sertifikaciono telo ili bilo koji aspekt njegovog poslovanja gubitku reputacije, skandalu ili predstavljala uvredu za javnost na teritoriji na kojoj se plasiraju rad ili usluge Sertifikacionog tela; ili iii. koja se nepovoljno odražava na reputaciju Sertifikacionog tela, njegove brendove ili usluge; ili iv. koja bi mogla uticati na izvršavanje, uspešno plasiranje i korišćenje usluga Sertifikacionog tela. Sertifikaciono telo zadržava pravo na dodavanje, brisanje ili izmenu odredbi ovog Kodeksa prakse bez prethodnog obaveštenja. Osim ako je izričito dogovoreno drugačije u pisanom obliku, sve Usluge se izvršavaju prema Opštim uslovima za usluge sertifikacije. U slučaju kolizije sa bilo kojom drugom odredbom, Opšti uslovi za usluge sertifikacije imaju prednost.

Napomena: originalni dokument je dostupan na linku https://www.sgs.com/-/media/global/documents/technical-documents/legal-documents/sgs-ssc-codes-of-practice-en.pdf?la=en